Résumé du poste :

Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) des inscriptions et de la gestion du programme scientifique pour rejoindre notre équipe spécialisée dans l’organisation d’événements scientifiques et corporatifs. Cette personne jouera un rôle central dans la mise en place, le suivi et l’exécution des processus d’inscription et de soumission d’abstracts, en collaboration directe avec les clients et l’équipe interne.

Responsabilités principales :Coordination des inscriptions et des abstracts

• Gérer les boîtes courriel des événements et répondre aux questions des participants
• Configurer et gérer les plateformes d’inscription et de soumission (champs personnalisés, consentements, collecte de données)
• Assurer le suivi des inscriptions, modifications, annulations, et produire des rapports réguliers (inscriptions + budget)
• Préparer et envoyer les lettres de visa si nécessaire
• Traiter les inscriptions selon les catégories tarifaires, taxes et quotas
• Participer aux rencontres avec les clients

Coordination client et interne

• Comprendre les objectifs et besoins spécifiques de chaque événement
• Maintenir une communication continue avec le client et le chargé de projet
• Fournir un reporting régulier sur l’avancement des tâches

Suivi des abstracts

• Coordonner l’évaluation selon les critères établis
• Envoyer les lettres d’acceptation, assurer le suivi des réponses et les relances
• Maintenir un tableau de suivi à jour

Gestion des présentations et des posters

• Attribuer les numéros de posters et gérer la logistique avec le chargé de projet
• Rédiger et envoyer des directives claires aux présentateurs
• Gérer les demandes spéciales et les no-shows sur place

Logistique d’accueil (événements en présentiel)

• Planifier les besoins en personnel et en matériel pour l’accueil
• Organiser le système d’inscription sur place (badges, lanières, imprimantes, etc.)
• Gérer le processus de check-in/check-out et le suivi des présences
• Documenter les no-shows pour le rapport final
• Être présent(e) sur site pour superviser les inscriptions en présentiel

Post-événement

• Envoyer les certificats de participation ou de présentation
• Participer au post-mortem avec le client
• Produire les rapports finaux (inscription et financier)

Exigences du poste :

• Maîtrise obligatoire d’au moins une plateforme d’inscription et de gestion d’abstracts
• La connaissance de Fourwaves est un atout important
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral
• Excellente communication, sens du service client et du détail
• Grande rigueur, autonomie et respect strict des échéances
• Flexibilité pour s’adapter à des changements fréquents
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Google Sheets, etc.)

Ce que nous offrons en échange…

• Un environnement de travail dynamique, bienveillant et collaboratif
• Télétravail en tout temps
• Un horaire flexible
• Une contribution REER de l’employeur
• 3 semaines de vacances par année, + 2 semaines supplémentaires à Noël
• Un programme d’assurances collectives complet
• Des activités sociales